Control de gestión para pymes de distribución e industria
¿Puedes contestar a esto sin mirar?
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¿Cuánto ganas exactamente con el producto que más vendes, contando lo que cuesta prepararlo?
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¿Por qué facturas más cada año y en la caja no se nota?
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Si mañana te piden justificar la valoración de tu inventario, ¿con qué se la justificas?
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El año que viene quieres vender más. ¿Sabes cuánto dinero vas a tener que adelantar para conseguirlo?
Casi ningún gerente puede contestarlas de memoria. No porque lo haga mal: porque el programa de gestión no calcula nada de esto solo, y hace falta alguien que se siente con tus números a sacarlo.
02 El margen
Tu programa te dice lo que has vendido.
No te dice lo que has ganado.
Tu sistema resta el coste de compra al precio de venta, y ahí se queda. El resto de costes se apunta en global a fin de mes y no baja a cada producto. Los rappels del proveedor, los portes, el rato de preparar cada pedido, las devoluciones. Y si antes de vender cortas, envasas o montas, esa mano de obra tampoco se reparte. Así el producto que más trabajo lleva parece el que mejor margen deja, y suele ser de los peores.
Cifras de ejemplo, no de ningún cliente. Es el mismo producto, el mismo pedido y la misma factura. Lo único que cambia es que aquí están todos los costes. En distribución se trabaja con márgenes del 3 % al 30 %, así que tres puntos de error se comen el beneficio de esa línea.
Ejemplo · 100 € de venta
Tu sistema dice 18,0 %
| Venta bruta | 100,00 |
|---|---|
| Descuentos y abonos al cliente | −4,00 |
| Coste de compra | −82,00 |
| Rappel del proveedor | +1,50 |
| Coste de servir · casi nadie lo reparte por producto | |
| Portes | −5,20 |
| Preparación del pedido | −3,80 |
| Devoluciones | −2,30 |
| Margen real | 4,20 |
Margen real 4,2 %
03 El almacén y la caja
El almacén y la caja tiran en la misma dirección.
El material parado no sale en tus cuentas como un problema. Sale como un activo, y en el balance se lee como patrimonio, así que nadie lo mira. Pero lo has pagado tú, y ese dinero está quieto en vez de en el banco.
Con lo que te deben los clientes pasa igual, y con lo que compras por delante para poder crecer. Facturas más cada año y en el banco no se nota. El dinero metido en el almacén y en el crédito a clientes crece más rápido que la venta, y un día miras la póliza y está al tope.
- Valor del almacén
- 1.000.000 €
- Sin movimiento en 12 meses
- 8 %
Dinero quieto 80.000 €
Cifras de ejemplo. No es una pérdida, en el balance ese material sigue valiendo lo que costó, y por eso nadie lo mira. Pero es dinero que financias tú.
04 Las cuentas
Lo que tu balance no te enseña.
Tu asesor cierra el ejercicio y presenta los impuestos con los datos que tú le das. Lo hace bien, y no es su trabajo decirte lo demás.
Lo demás es esto, y todo sale de tus propias cuentas.
Un margen del 6 % no es bueno ni malo hasta que sabes que el año pasado fue del 12 %.
Esto no son ratios en una hoja. Es tu dinero, explicado para que puedas decidir con él.
Cifras de ejemplo, no de ningún cliente. Son las cuatro preguntas que contesta el bloque financiero del diagnóstico.
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De dónde sale el beneficio
71 %
viene de vender. El resto, de algo que no se repite.
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Cuánto aguantas
−22 %
puede caer la venta antes de entrar en pérdidas.
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Caja mínima
210.000 €
que necesitas tener siempre disponibles.
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Lo que cuesta crecer
23.000 €
que adelantas por cada 100.000 € de venta nueva.
- Hace dos años
- 11 %
- El año pasado
- 12 %
- Este año
- 6 %
05 Quién te lo dice
Me llamo Miguel López Montagut.
Esto lo hago todos los días, y no como consultor: soy el responsable de gestión de una empresa industrial. Mi trabajo es que en dirección tengan números reales sobre los que decidir. Es lo mismo que te propongo montar a ti.
Llevo desde 2018 trabajando con los números de pymes: seis años en una gestoría, viendo por dentro las cuentas de muchas empresas parecidas a la tuya. Conozco la contabilidad y conozco lo que pasa en el almacén y en producción, y esas dos cosas casi nunca están en la misma persona: tu asesor no sabe por qué te descuadra un inventario, y el que te vende automatización no sabe leer un balance.
No vengo a explicarte tu negocio. Vengo a ponerte delante los números que ahora no tienes, y a ayudarte a decidir con ellos.
- Desde 2018con la contabilidad y los costes de pymes
- Hoyresponsable de la gestión de una empresa industrial
- 100 %remoto, desde Salamanca, para toda España
06 Qué hago por ti
Se hace en tres tiempos, y en este orden.
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1 · Diagnóstico
Empezamos por saber dónde estás
Con tus datos miro tres cosas, y de ahí sale todo lo demás:
- Qué te cuesta de verdad lo que vendes, con las mermas y el rendimiento real si transformas, y qué margen deja cada producto y cada cliente.
- Cuánto vale tu almacén a la fecha de corte, y cuánto llevas parado.
- Cómo están tus cuentas: de dónde sale el beneficio, cómo va la caja y cómo vienes respecto a los dos años anteriores.
Informe de 6 a 8 páginas y una reunión para repasarlo.
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2 · Implantación
Si merece la pena, lo dejamos arreglado
Cuatro trabajos, y el último es el que sostiene los otros tres:
- El catálogo de productos, con los códigos y las unidades bien puestos y un criterio de valoración que aguante una inspección.
- El cálculo de lo que cuesta de verdad cada cosa que vendes.
- Los recuentos repartidos por el año, para no volver a parar el almacén dos días en diciembre.
- Quién anota cada dato, cuándo y dónde. Es lo que casi nadie deja escrito.
A partir de ahí los datos salen solos de tu programa cada mes. No se instala nada en tus sistemas.
Los dos primeros cierres mensuales los hago contigo.
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3 · Cada mes
Y luego me ocupo de que siga funcionando
Tres ritmos fijos, sin que tengas que pedirlos:
- Cada mes. Cierro tus existencias y tus costes con los datos nuevos, miro qué se sale de lo normal y te mando un informe corto con lo que te conviene mirar.
- Cada trimestre. Repasamos juntos las cuentas enteras.
- Cada semana. Sabes qué saldo vas a tener en el banco los próximos tres meses y en qué semana se te pone en rojo, con margen para mover un cobro o un pago antes de que llegue.
Cuota mensual, sin permanencia más allá del arranque.
07 Cómo trabajo
Cinco condiciones, y todas juegan a tu favor.
- Junto a tu asesor, no en su lugar. Él sigue con la contabilidad y los impuestos; yo me ocupo de que los números que usas para decidir sean fiables.
- Precio cerrado antes de empezar. Sabes lo que vas a pagar desde el primer día, y no cambia. Nunca facturo por horas.
- Todo en remoto. No pagas desplazamientos ni tienes que organizarme visitas: trabajo con los ficheros que ya salen de tu programa.
- Firmo confidencialidad antes de ver el primer dato. Siempre, lo pidas o no.
- Si después prefieres arreglarlo por tu cuenta, perfecto. El informe incluye lo que puedes hacer tú solo, y te lo llevas hecho.
Una llamada de veinte minutos, sin compromiso.
Me cuentas cómo lleváis hoy el almacén y los costes, y te digo si puedo ayudarte, cómo y lo que costaría. Y si no lo veo claro, te lo diré: no me interesa vender un proyecto que no se vaya a pagar solo.